メンバー様による運転会などの企画・立案について (相模原鉄道模型クラブ)

相模原鉄道模型クラブにおいて、メンバー様が運転会などの企画・立案する場合の指針として下記の通りご案内申し上げます。

相模原鉄道模型クラブの活動は、メンバー様がそれぞれ企画・立案し、実施するクラブです。
高田の企画としては、年に2～3回を目安に立案して、その都度、参加者さまを募集させて頂く予定です。
それ以外に、メンバー様ご自身でも企画し、クラブの中で参加者を募集することが可能です。
例えば、平日しかお休みが取れない方でも、ご自身で都合が良い日程で設定・募集することが可能です。
クラブの中にて募集する際には、下記の事項などにご配慮を賜りますと幸いです。

企画・立案

相模原鉄道模型クラブでは、メンバー様主催(幹事)により運転会などの企画が可能です。

・会場を借り切っての運転会(走行会)
・レンタルレイアウトでの運転会
・自宅ジオラマでの運転会にご招待
・鉄道博物館などでの見学会
・鉄道の撮影会
・鉄道への乗車会
・他団体様などとの共同開催
・その他

危険が伴う催しや、法律に違反する恐れがある内容は、禁止させて頂きます。
メンバー同士で移動が伴う催しでは、必ず「国内旅行保険」(300円程度から)を各自の責任にて加入のうえご参加願います。

レンタルレイアウトでの運転会、どこかにみんなで行く内容、電車などへの乗車会など、内容の制限は致しませんが、何かの勧誘目的などは固くお断りいたします。
主催メンバー様(幹事様)にて企画立案と予約・募集をお願い申し上げます。
キャンセル料が掛かるような場合には、事前に承諾を得るなどトラブル防止にご配慮願います。

日程確認

日程は高田主催や他メンバー主催などと、ダブってもぜんぜん構いませんが、参加者数がそれぞれに分散されて少なくなる恐れはありますのでご了承願います。
日程重複を防止したい場合ですが、既に開催予定が決まっている分は、総合案内、Facebookグループ・イベントからでもご確認頂けます。

ただし「まだ会場が確保できていないけど計画している日程」までは上記の中に含まれていません。(発表がまだでも予定している日程がある場合もございます)
その他の部分も気になったり、かぶりを防止したい場合には、手配する前に高田まで「クラブ全体の予定」を確認頂けますと幸いです。
その時点で把握できている最新の全体状況としてお伝えいたします。

高田のほうのポリシーとして、メンバー様主催の日にちが先に決まった場合には、その日にち高田が予定していても高田が主催を重複することは自粛させて頂きます。
ただし、先に高田の主催が決定していた日にちは、そのまま実施予定と致しますので、メンバー様主催があとから決定した場合にはこの限りではありません。
※予定日ではなく、会場の正式予約が確定したと高田にご報告頂いた時点での判断となります。
なお、メンバー様主催日の前日や翌日に高田の運転会を入れさせて頂くなど、なかなか会場確保が難しい中でのことですので、日にちが近くなることは考えられますのでご了承願います。

あと、私事のため大変失礼ながら念のため記載させて頂きますが、メンバー様が企画すれば高田が必ず出席すると勘違いされている？ようなケースがございます。
高田もすべてに出席したいところですが、参加できない事のほうが多いため、自分のスケジュールで大丈夫な日程で運転会を開催させて頂いていると言うところもございます。
そのため、基本的には高田がいない中、自由に開催して頂ければと願っております。
よって、大変申し訳ありませんが、高田の出席が前提になる場合(高田の参加が必要な場合)には、クラブの日程だけでなく、高田個人の日程も調整致しますので、日程決定前に高田個人の予定を確認頂けますと幸いです。
日程問い合わせなどで、特に高田出席の要請がない場合には、クラブ全体の日程としてご回答申し上げ、高田の都合は含まれません。(高田の都合を含めると開催可能日が限られてしまうため)
日程決定後に、高田に出席要請を頂いた場合には、残念ながら出席できないことが多々ございますのでご容赦願います。
必ずしも高田の出席は必要ないと存じますので、遠慮なくご自由に日程お決め頂けますと幸いです。
※高田の出席は、参加要請があった場合のみの検討となります。

企画・告知

実施日は、アンケートを取っても良いですし、企画自体みんなが興味あるか、事前にアンケートを取られても良いですしアイデア次第です。
立案もメンバー様どおしで共同で対応されても良いでしょう。
自分がみんなとやってみたいことに対して、賛同をえられるか？事前に調査するのもありです。

募集できる状態の説明が完成し、内容に不安などございましたら、遠慮なく告知前に高田までご相談願います。
ただ、わからいなのでお願いしますと言われても、当方も何がわからないのか？、わかりません。
ご不明な点がありましたら、具体的に「どこの部分」の「何が不明」なのか？お伝え願います。

立案者様から直接Facebookグループに投稿して募集することも可能です。
イベント作成したり、チャットを開設すると言うFacebook機能も無料でお使い頂けます。
その告知方法ですが、現在、SRCでは、メール会員、LINE会員、Facebook会員と会員様によって
媒体が多岐にわたります。
そのため、参加者募集をFacebookグループだけで行いますと、Facebook会員さましか閲覧できません。
例えば、回覧板のイメージでPDF化しても良いですし、高田と取っている方法のようにSRCサイトに案内ページを掲載してURLで誘導する方法でも構いません。
Facebook会員さまは、メール会員さまに配信できませんので、案内内容を頂ければ高田の方で全員への配信のお手伝いをさせて頂きます。

原稿を作成して頂ければ、相模原鉄道模型クラブの公式サイトにて、高田が告知・説明に使っているように、サイト(ホームページ)掲載も高田の方でお手伝いできますので、ご相談賜りますと幸いです。

企画立案・参加する際の注意点

事故・トラブル・ケガ・破損・紛失・盗難などが生じても、クラブでは一切の責任を負いかねます。
ご参加者様や主催者様は、何かあった場合の補償なども一切できないことをご理解賜りましたものと致します。
各自の自己責任にて企画立案、また参加する側も各自の自己責任にてご参加を賜りますと幸いです。
キケンが伴う内容、安全対策が取れられていない状況は禁止です。
また、参加者に強制するような事があってはいけません。
お願いするように願います。

会場の利用料・電気代・空調代など必要な経費に関して、参加者にご負担頂く際には、可能な限り必要最小限に留めるようご配慮賜りますと幸いです。
場合によっては、主催者さまが赤字や差額のご負担が必要な場合もありますこと、ご確認申し上げます。
必要な経費(人件費など)を加算する場合には、必ず事前に「参加費」を正確に明示願います。

鉄道模型の運転会・走行会に関しては、Nゲージ専門としていますので、クラブとしてはNゲージ線路が含まれない運転会の企画はご紹介できません。
※NゲージとHOがある、Nゲージとプラレールがあるなどの併用は可能

運転会などの走行を交代で行う場合などには、できる限り、参加者全員が平等に運転・走行できますようご配慮を賜りますと幸いです。
100%公平にと言うのは無理だと存じますが、可能な限りご尽力願います。
また、トラブル防止にご配慮も賜りますようお願い申しげます。

参加者どうしで移動が伴う企画(鉄道旅行・観光など)の場合には、参加者全員が「旅行保険」に加入した状態でお願い申し上げます。
例えば、途中で集合して、電車で現地まで集団で移動するような場合、または他メンバーのクルマに同乗させてもらう場合などには、参加者本人が必ず国内旅行保険にご加入願います。
国内旅行保険であれば、1日200円～500円程度であります。
集合場所から誰かのクルマで10分以上など移動するようなケースでは、必ず旅行保険にもご加入願います。
なお、個人情報保護のため、旅行保険加入手続きは、主催者では行いませんので、参加者さまご本人が独自に保険加入願います。
※ひとりで往復移動しての現地集合・現地解散の場合には、旅行保険加入は必須ではありません。

他のメンバー様が企画・立案した会合・集まりの中で、参加者側の立場の方が何かやりたいことなどがある場合には、事前(開催日より前)に立案者様にご相談のうえ、お願い申し上げます。
他メンバー様が頑張って施設を確保し、みんなに楽しんで頂こうと準備・主催してくださっている中で、参加者側が何かやりたいことを実施させて頂く場合には、事前に許可を得るのはマナーでもございます。
参加者側の方が当日に何か特別な事をしたくても進行上無理が生じたり、主催者側の予定や施設の規約などでできない事がありますので、主催メンバーの事前許可を得ていないサプライズ的な事はご遠慮願います。
例えば、参加者の立場の方が、本メンバー主催の運転会の中でみんなとゲーム大会をしてみたいとお考えになった場合には、必ず事前に主催者(立案者)に相談・了解を得たうえで、主催者の手を煩わすことなくお願いできますと幸いです。
また、主催メンバーから協力要請などがあった場合にはできる限りご協力のほど賜りますとうれしく存じます。
ご自身で何かやってみたいことや、提案がある場合などには、基本的にご自身で運転会を主催して頂けますと自由に好きな事ができますので、付け加えさせて頂きます。

以上は、相模原鉄道模型クラブにて、参加者を募集する企画・立案の場合における指針です。
個人的に、メンバー様とメンバー様が2人で何かをするなど、クラブにて参加者を募らない場合は上記は関係ありません。

自分がやっみたいことなどがある場合、自分の休みに合わせて開催したい場合には、基本的にご自身で企画して頂く形の方が行いやすいと言うところもあります。
ぜひ、企画もなさってみて頂けますと幸いです。

公共施設利用の場合

高田のように公共施設を利用した開催を行う場合に関して、少し詳しくご説明申し上げます。

公共施設を利用する場合、概ね「団体登録」を最初に行う必要があるケースが多いです。
すなわち、サークルなどとして、施設に登録手続きを行います。
基本的にはお住まいの自治体の施設利用となります。
代表者名は、登録されるメンバー様のお名前でお願い申し上げます。
また、登録には各市町村が定めている一定の条件があります。
メンバーが市民でないとダメですとか、自治体によって色々と細かい条件がありますので、よく確認願います。
なお、団体登録の名称が必ず必要になりますが、相模原鉄道模型クラブの名称ではなくてもぜんぜん構いません。
SRCでも良いですし、多摩鉄道模型クラブ、横浜鉄道模型クラブなど、別の団体名でも構いませんし、相模原鉄道模型クラブ・横浜支部と言う「支部」にして頂いても構いません。
※別の団体名で登録した場合にはSRCと提携していると言う事でSRCメンバー参加が可能とご配慮願えますと幸いです。

相模原市にお住まいの方が、市内施設て団体登録する場合には、追加で登録すると言う事になります。
よって、相模原鉄道模型クラブの名称は使えません。
例えばですが、SRC、相模原鉄道模型クラブ・上溝支部など、支部などとして登録は可能でしょう。
相模原市で登録する場合には、重複防止のため必ず事前に高田までご相談賜りますと助かります。

※2022年10月からは施設予約を高田のほうではお受けできない可能性が高くなりましたので、主催者(幹事)さまにて直接手配をお願い申し上げます。

発展型・提携など

上記では「クラブ内」での企画や支部などに関してご案内申し上げました。
しかし、すべて相模原鉄道模型クラブの中でや、その名称で行って下さいと、こだわっている訳ではありません。
例えば、別途クラブとは別の組織をお作り頂いて、当クラブと「提携」ということでも、ぜんぜん問題ありません。
乗りテツ専門のクラブを、別途お作り頂いても構いません。
極端な話ラジコンが好きなのであれば、鉄道模型の趣旨とは外れますので、別途ラジンコのサークルがあって、お互いに連携できるところは、提携しましょうと言う事でも大丈夫です。
もちろん、ご相談に応じます。

(参考例)
HOゲージのクラブを姉妹クラブとして設立する
他の地域で開催するクラブを別途設立する (相模原鉄道模型クラブとライバルでもぜんぜんOK)
厚木市に住んでいるので厚木で公共施設に団体登録してご自身で企画・開催する (団体名称も自由)

以上のような事も、メンバー様にて行って頂いても問題ありません。
また、メンバー様は、複数のクラブに所属して頂いても支障はありません。
何も制限することはありません。

皆様の積極的な取り組みに期待しつつ、引き続き、どうぞご協力賜りますと幸いです。
ご質問があれば遠慮なく、グループ本隊にご投稿願います。(^-^)

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